Terminowe ukończenie szkolenia okresowego BHP jest obowiązkiem, którego organizację zapewnia pracodawca. Sam udział w kursie nie wystarcza, ponieważ szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę i umiejętności uczestnika. Jeżeli pracownik nie uzyska pozytywnego wyniku, a zbliża się termin utraty ważności poprzedniego szkolenia, pracodawca powinien odpowiednio szybko zorganizować poprawkę i kontrolować dalszy przebieg szkolenia.
Konsekwencje niezaliczenia testu BHP online w terminie
Niezaliczenie egzaminu oznacza, że szkolenie okresowe nie zostało skutecznie ukończone i organizator nie ma podstaw do potwierdzenia jego odbycia zaświadczeniem. Dlatego nie należy utożsamiać samego przejrzenia materiałów szkoleniowych z wykonaniem obowiązku. W przypadku osób, dla których przepisy dopuszczają samokształcenie kierowane, szkolenia BHP przez internet pozwalają przejść materiał bez konieczności uczestniczenia w tradycyjnych zajęciach w sali. Forma online nie zmienia jednak zasad dotyczących zakończenia szkolenia. Warunkiem ukończenia szkolenia okresowego jest zdanie egzaminu, który sprawdza przyswojenie programu oraz umiejętność wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP.
Ryzyka prawne i odpowiedzialność pracodawcy
Za organizację szkoleń BHP odpowiada pracodawca. Kodeks pracy zobowiązuje go do zapewnienia pracownikom przeszkolenia przed dopuszczeniem do pracy oraz prowadzenia wymaganych szkoleń okresowych. Jeżeli poprzednie szkolenie utraciło ważność, a kolejne nie zostało zakończone pozytywnym wynikiem egzaminu, nie powinno się traktować pracownika jako posiadającego aktualne szkolenie okresowe. Pracodawca powinien zapobiec powstaniu przerwy w ważności szkolenia, zamiast reagować dopiero podczas kontroli lub po wypadku. Nieprzestrzeganie przepisów i zasad BHP może prowadzić do odpowiedzialności wykroczeniowej, a brak aktualnego szkolenia może mieć również znaczenie przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.
Jak postępować, gdy pracownik nie zdał szkolenia okresowego BHP online?
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czy dotychczasowe szkolenie pracownika nadal zachowuje ważność oraz ile czasu pozostało do upływu wymaganego terminu. Następnie trzeba niezwłocznie skontaktować się z organizatorem szkolenia i ustalić możliwość ponownego podejścia do egzaminu. Jeżeli platforma umożliwia wielokrotne próby, pracownik może wcześniej wrócić do materiałów i uzupełnić braki. Nie warto odkładać poprawki na ostatni dzień ważności szkolenia, ponieważ problem techniczny, nieobecność pracownika albo kolejne niezaliczenie egzaminu mogą spowodować przekroczenie terminu. Pracodawca powinien więc traktować datę ważności jako termin graniczny, a nie planowaną datę ukończenia kursu.
Procedura powtórzenia testu i ponownego szkolenia
Szczegółowy sposób ponownego podejścia do egzaminu może zależeć od rozwiązania przyjętego przez organizatora i platformę szkoleniową. W przypadku Inka BHP informacje na stronie wskazują na możliwość wielokrotnego podejścia do egzaminów oraz ponownego korzystania z udostępnionych materiałów. Jeżeli pracownik nie zdał testu, rozsądnym rozwiązaniem jest ponowne zapoznanie się przede wszystkim z zagadnieniami, które sprawiły mu trudność, a następnie przystąpienie do kolejnej próby. Pozytywny wynik egzaminu umożliwia potwierdzenie ukończenia szkolenia odpowiednim zaświadczeniem. Jego odpis powinien następnie znaleźć się w dokumentacji pracowniczej zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentowania szkolenia okresowego.
Co zrobić, gdy termin szkolenia BHP właśnie upływa?
Jeżeli pracownik nie zaliczył egzaminu, a ważność jego dotychczasowego szkolenia kończy się tego samego dnia lub już wygasła, sytuacja wymaga natychmiastowego działania organizacyjnego. Nie należy przyjmować, że rozpoczęcie kursu przed terminem automatycznie przedłuża ważność poprzedniego szkolenia. Liczy się prawidłowe ukończenie wymaganego szkolenia, a więc także pozytywny wynik egzaminu końcowego. Pracodawca powinien zorganizować możliwie szybkie dokończenie procesu szkoleniowego i uwzględnić wynikającą z Kodeksu pracy zasadę, zgodnie z którą pracownik powinien posiadać dostateczną znajomość przepisów oraz zasad BHP. W praktyce nie powinno się pozostawiać pracownika na stanowisku wymagającym aktualnego szkolenia okresowego, jeżeli poprzednie szkolenie utraciło już ważność.
Czy każde szkolenie okresowe BHP można przeprowadzić online?
Możliwość wykorzystania e-learningu zależy od grupy pracowników oraz formy szkolenia przewidzianej w przepisach. Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP dopuszcza samokształcenie kierowane między innymi w szkoleniach okresowych dla pracodawców i osób kierujących pracownikami, pracowników inżynieryjno-technicznych, pracowników służby BHP i innych osób wykonujących zadania tej służby, pracowników administracyjno-biurowych oraz określonych innych grup narażonych na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne albo związanych z odpowiedzialnością w zakresie BHP. Nie każda grupa zawodowa może odbyć szkolenie okresowe wyłącznie online. Przykładowo szkolenie okresowe pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych odbywa się w formie instruktażu, dlatego przed wyborem kursu trzeba prawidłowo zakwalifikować stanowisko.
Najlepsze praktyki zapobiegania problemom z terminowym zaliczeniem szkoleń BHP
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem organizacyjnym jest prowadzenie rejestru terminów szkoleń i uruchamianie kolejnego kursu z odpowiednim wyprzedzeniem. Pracownik powinien otrzymać informację o terminie, dostęp do materiałów i czas na ich przyswojenie na tyle wcześnie, aby w razie niepowodzenia pozostała możliwość poprawki. Wewnętrzny termin ukończenia warto ustalić przed datą graniczną, tworząc bufor na ponowne podejście do egzaminu, nieobecność lub problemy techniczne. Przy większej liczbie zatrudnionych pomocne jest centralne monitorowanie dat ważności i potwierdzeń ukończenia szkoleń. Samo wysłanie pracownikowi dostępu do kursu nie powinno kończyć kontroli procesu – pracodawca powinien również zweryfikować jego ukończenie i uzyskanie właściwego dokumentu.
Jak prawidłowo dokumentować ukończenie szkolenia okresowego?
Szkolenie okresowe kończy się egzaminem przeprowadzanym przez organizatora szkolenia. Po jego pozytywnym zakończeniu organizator potwierdza odbycie szkolenia zaświadczeniem sporządzonym zgodnie z obowiązującymi wymaganiami. Odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych pracownika, dlatego warto zadbać o sprawny obieg dokumentów między uczestnikiem, organizatorem szkolenia i osobą prowadzącą dokumentację kadrową. W systemie kontroli terminów należy odnotować nie tylko wysłanie pracownika na kurs, lecz przede wszystkim jego prawidłowe ukończenie. Pozwala to szybko ustalić, które osoby mają aktualne szkolenia i kiedy należy rozpocząć organizację kolejnych.
Jak ograniczyć ryzyko przerwy w ważności szkolenia?
Niezaliczony test nie musi prowadzić do problemów organizacyjnych, jeśli firma odpowiednio wcześnie rozpoczyna szkolenia i monitoruje ich ukończenie. Kluczowe jest pozostawienie czasu na ponowne zapoznanie się z materiałem oraz kolejne podejście do egzaminu, a po jego zdaniu – prawidłowe udokumentowanie szkolenia. Gdy termin już upłynął, priorytetem powinno być jak najszybsze przywrócenie zgodności z wymaganiami BHP i niedopuszczanie do wykonywania pracy w sytuacji, w której pracownik nie spełnia wymaganych warunków dotyczących przeszkolenia.
FAQ
Co grozi firmie, jeśli pracownik nie zaliczy szkolenia BHP online w terminie?
Brak ważnego szkolenia BHP naraża pracodawcę na kary ze strony PIP oraz ryzyko odpowiedzialności w razie wypadku przy pracy. Ważne jest szybkie podjęcie działań naprawczych.
Czy pracownik może powtórzyć test BHP online po niezaliczeniu?
Tak, większość platform szkoleniowych umożliwia ponowne podejście do testu. Warto jednak sprawdzić regulamin danej platformy oraz ustalić indywidualny tryb poprawki.
Jak udokumentować ponowne przeszkolenie pracownika?
Po zaliczeniu testu online należy wygenerować i przechować zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, które stanowi dowód spełnienia obowiązku BHP.
Czy można dopuścić do pracy osobę bez ważnego szkolenia BHP?
Nie, pracownik bez aktualnego szkolenia okresowego BHP nie może wykonywać obowiązków służbowych do czasu uzyskania pozytywnego wyniku testu.